Combien de temps une entreprise doit-elle conserver ses registres et pièces justificatives au Québec?
En général 6 ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, selon Revenu Québec et l'Agence du revenu du Canada. Certains documents (biens à long terme, actions) se gardent plus longtemps, et un avis d'opposition ou un appel prolonge le délai.
Source principale : Revenu Québec · toutes les sources
En bref
- Durée : en général 6 ans après la fin de la dernière année d'imposition visée (Revenu Québec et ARC). L'année d'imposition est l'exercice financier pour une société.
- Lieu : à votre établissement, à votre résidence ou à un autre lieu désigné par Revenu Québec; au Canada pour l'ARC, sauf permission écrite. Un mini-entrepôt n'est pas cité comme lieu admis d'office : renseignez-vous avant d'y envoyer vos registres.
- Renseignements personnels (Loi 25) : sécurité tout au long de la conservation, puis destruction sécuritaire dès que vous n'en avez plus besoin, sous réserve des délais légaux (CAI).
- Fournisseur d'archivage : s'il manipule vos dossiers, le contrat doit être écrit et prévoir les mesures de confidentialité (art. 18.3 de la loi sur le secteur privé).
Sur cette page
- Combien de temps garder les documents de l'entreprise?
- Peut-on garder ses registres dans un mini-entrepôt?
- Papier ou numérique : que faut-il garder?
- Loi 25 : quelles règles pour les dossiers avec renseignements personnels?
- Comment détruire les documents à la fin du délai?
- Quoi demander à l'entrepôt avant de signer?
Les boîtes de factures, de talons de paie et de dossiers clients prennent vite de la place. Avant de tout envoyer dans une unité d'entreposage, il faut savoir quoi garder, combien de temps, où et comment détruire le reste.
Combien de temps garder les documents de l'entreprise?
En général, six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. C'est la règle de Revenu Québec (impôt, TPS/TVQ, retenues à la source) et de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le délai part de la dernière année où le document peut servir, pas de l'année où il a été créé.
| Situation | Délai de conservation | Selon |
|---|---|---|
| Règle générale (registres et pièces justificatives) | 6 ans après la fin de la dernière année d'imposition visée | Revenu Québec, ARC |
| Achat ou vente d'un bien à long terme, registre des actions, historique utile à la vente de l'entreprise | Indéfiniment | ARC |
| Déclaration produite en retard | 6 ans à partir de la date de production | ARC |
| Avis d'opposition, contestation ou appel | Plus de 6 ans, jusqu'au règlement | Revenu Québec, ARC |
| Destruction avant 6 ans | Seulement avec une autorisation (demande écrite et signée) | Revenu Québec, ARC |
Exemple (notre calcul) : une société à exercice au 31 décembre
Une facture de 2026 sert pour l'exercice qui se termine le 31 décembre 2026. Six ans plus tard, on arrive au 31 décembre 2032 : la destruction est possible à partir de 2033, si aucun litige n'est en cours et si la facture ne touche pas un bien à long terme. Vérifiez avec votre comptable avant de détruire.
Peut-on garder ses registres dans un mini-entrepôt?
Revenu Québec demande que les registres soient conservés à votre établissement, à votre résidence ou à tout autre lieu qu'il désigne. L'ARC exige qu'ils soient au Canada, à votre lieu d'affaires ou à votre résidence, à moins d'une permission écrite de les garder ailleurs (demande à votre bureau des services fiscaux). Aucune des deux pages officielles ne mentionne un mini-entrepôt comme lieu admis d'office.
En pratique :
- Gardez à portée de main les années récentes, celles qu'un vérificateur risque de demander.
- Si vous envisagez un entrepôt externe pour les vieilles années, écrivez à Revenu Québec et à l'ARC pour faire désigner ou autoriser le lieu, et conservez leur réponse.
- Les registres doivent pouvoir être présentés sur demande, peu importe où ils se trouvent (ARC, circulaire IC05-1).
Copie de sauvegarde ailleurs : encouragée
L'ARC encourage la pratique de garder des copies de sauvegarde hors du lieu d'affaires (feu, inondation, vol) et recommande qu'elles restent au Canada. Une unité d'entreposage peut servir à ça, en plus des originaux gardés au bureau.
Papier ou numérique : que faut-il garder?
Un registre tenu électroniquement doit être conservé sous forme électronique intelligible pendant toute la période, même si vous avez une copie papier (ARC; même règle chez Revenu Québec, qui demande aussi d'en assurer l'intégrité). Si vous numérisez du papier pour jeter les originaux, Revenu Québec fixe des conditions dans son bulletin sur la conservation : images claires et lisibles, système de contrôle de la qualité, équipement disponible pour les consulter ou les imprimer lors d'une vérification.
Si vous numérisez avant d'entreposer
- Numérisez par année et par type (ventes, achats, paie).
- Faites un contrôle de qualité : chaque image doit être lisible.
- Gardez une copie de sauvegarde au Canada.
- Notez la date et la méthode de numérisation.
- Validez la méthode avec votre comptable avant de détruire un original.
Loi 25 : quelles règles pour les dossiers avec renseignements personnels?
Dossiers d'employés, fiches clients, formulaires signés : ils contiennent des renseignements personnels. Selon la Commission d'accès à l'information (CAI), l'entreprise reste responsable de leur sécurité de la collecte à la destruction.
- Inventoriez les types de documents contenant des renseignements personnels et leur niveau de confidentialité.
- Établissez un calendrier de conservation qui respecte les délais légaux.
- Protégez les boîtes pendant la conservation : unité fermée à clé, accès limité, liste des personnes qui ont la clé.
- Détruisez de façon sécuritaire dès que les fins sont accomplies, sauf si une loi impose de garder plus longtemps.
Si une entreprise d'archivage manipule vos dossiers (récupération, numérisation, déchiquetage), l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige un contrat écrit précisant les mesures de confidentialité, l'usage limité au contrat et la non-conservation après la fin. Le fournisseur doit aussi vous aviser sans délai de toute violation. Un fournisseur à l'extérieur du Québec demande en plus une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 17).
Comment détruire les documents à la fin du délai?
La CAI recommande une méthode adaptée au support et au niveau de confidentialité :
| Support | Méthode suggérée par la CAI |
|---|---|
| Papier (original et copies) | Déchiqueteuse, de préférence à découpe transversale; très confidentiel : déchiquetage puis incinération |
| Clé USB, carte mémoire, disque à réutiliser | Formatage, réécriture ou logiciel de suppression sécuritaire |
| Support numérique qui ne servira plus | Destruction physique (déchiquetage, broyage, perçage, incinération) |
La Fédération canadienne de l'entreprise indépendante (FCEI) conseille aussi de garder une trace de chaque destruction : date, méthode, personnes présentes.
Quoi demander à l'entrepôt avant de signer?
- Le contrat permet-il l'usage commercial de l'unité et l'entreposage de documents?
- Qui a accès à l'unité (cadenas personnel, codes, caméras, registre des entrées)?
- L'unité est-elle climatisée? Voir entreposage climatisé ou non.
- Quelle assurance l'entrepôt exige-t-il, et que couvre la vôtre? Voir assurance des biens entreposés.
- Quels frais s'ajoutent au loyer? Notre liste : 10 questions sur les frais. Pour la taille, le calculateur aide à estimer le volume de boîtes.
Nous ne publions pas de prix d'entreposage non vérifiés : demandez une soumission écrite.
Sources
- Revenu Québec, Conserver vos registres et vos pièces justificatives – Retenues et cotisations (6 ans, support électronique intelligible et intégrité, autorisation de détruire, opposition ou appel; consulté le 27 octobre 2026)
- Revenu Québec, Tenue de registres et conservation des pièces justificatives (TPS/TVQ) (lieu de conservation, supports admis; consulté le 27 octobre 2026)
- Revenu Québec, Bulletin d'interprétation sur la conservation des registres (Publications du Québec) (PDF : documents pris en images, lieu et périodes de conservation)
- Agence du revenu du Canada, Où conserver vos registres, pendant combien de temps et comment obtenir la permission de les détruire (au Canada, permission écrite, conservation indéfinie, déclaration en retard; consulté le 27 octobre 2026)
- Agence du revenu du Canada, IC05-1, Tenue de registres électroniques (forme électronique intelligible, copies de sauvegarde au Canada; consulté le 27 octobre 2026)
- Commission d'accès à l'information, Conservation et destruction des renseignements personnels (procédure, calendrier, méthodes de destruction; consulté le 27 octobre 2026)
- LégisQuébec, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, art. 18.3 (mandat ou contrat écrit; art. 17, communication hors Québec)
- Barreau du Québec, Guide pratique sur la protection des renseignements personnels (PDF : contrats avec les fournisseurs, évaluation pour un fournisseur hors Québec)
- FCEI, Loi 25 : questions fréquentes (documenter la destruction; consulté le 27 octobre 2026)